Specyfika ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe to zbiór różnorodnych zapisów księgowych, na które składają się dzienniki, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w obrębie firmy przez wyznaczone do tego kompetentne osoby lub też przez firmę zewnętrzną świadczącą usługi rachunkowe na rzecz danego przedsiębiorstwa.

Czym właściwie są księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone w języku polskim oraz w polskiej walucie. Jak już zostało wspomniane, mogą być prowadzone przez wyznaczonego do tego pracownika danej firmy w jej siedzibie lub też zostać zlecone firmie świadczącej usługi rachunkowe na rzecz przedsiębiorstwa.

W przypadku, gdy księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą danej firmy, osoba kompetentna (np. kierownik danej jednostki) zobligowany jest, aby:

• powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia ich wydania poza siedzibę firmy
• zapewnić dostępność ksiąg rachunkowy do badania przez upoważnione organy kontrolne

Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych odbywa się:

• w dzień rozpoczęcia działalności
• na początku każdego następnego roku obrotowego
• w dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału przedsiębiorstwa
• w dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego

Księgi powinny być otwierane 15 dni od dnia wymienionych zdarzeń. W przypadku rozpoczęcia działalności otwarcie ksiąg rachunkowych następuje wraz z wprowadzeniem do ewidencji księgowej stanu aktywów i pasywów, potwierdzonych spisem rzeczowych składników majątku i gotówki. Jest to zatem typowa praca inwentaryzacyjna.

Księgi rachunkowe zamykane są:

• w dniu kończącym rok obrotowy
• w dniu zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i likwidacji lub postępowania upadłościowego
• w dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości

Zamknięcia ksiąg należy dokonać nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia wymienionych wyżej zdarzeń.